2. ロール別の使い方
ロールごとに、毎日・毎月の主な使い方を並べました。詳しい操作は、各章の機能別の手順をご覧ください。
経営者
朝は、ホームの「今日のAIブリーフ」で、承認待ちの申請・見積・発注と、期限を過ぎた請求を確認します。
- ホームで、承認待ちの項目を開き、内容を確認して承認または却下(却下は理由が必要)する。
- 「営業予測」で、受注見込みと目標を比べる。目標は経営者が登録できます。
- 月初に「AI > 月次経営レポート」で先月の解説を読み、試算表・損益計算書・資金繰りで数字を確認する。
- 契約の期限が近い文書は、ホームと「文書・契約書」で確認する。
営業
顧客の対応履歴を残し、商談を進め、見積を作って受注にします。AIは、メールの文案や見積の下書きを作ります。
- リード・問い合わせの新着を確認し、顧客や商談に変換する。
- 顧客詳細で、対応履歴(電話・訪問・メール・打合せ)を記録する。
- 商談かんばんで、ステージを移動する(失注にするときは理由が必要)。
- 見積を作り、承認が必要な金額は承認を依頼し、承認後に送付済みにして、受注へ変換する。
事務・経理
請求・入金・仕入・支払・会計を担当します。自動仕訳が作られるので、仕訳の手入力は、例外のときだけです。
- 納品から請求書を作り、確定して印刷(PDF保存)し、送付する。
- 入金を登録して、請求書に消し込む。期限を過ぎた請求は「督促対象」から督促を記録する。
- 検収・受取請求書・支払を登録する(受取請求書は、発注・検収と金額を照合します)。
- 月末に、勤怠集計のCSVを出し、承認済みの経費を精算し、月次締めをする。
倉庫
納品・入荷・在庫・棚卸を担当します。
- 納品の登録で、在庫が自動で減る(在庫管理の対象商品のみ)。
- 発注した商品が届いたら「入荷・検収」で入荷を登録し、検品して合格数量を検収する。
- 倉庫間の移動と、棚卸(実数入力→確定)を行う。
- 打刻・申請・日報は、一般社員と同じです。
一般社員
ホームの中心は、打刻ボタンと、自分の申請・タスクです。
- 出勤・退勤のボタンを押して打刻する(位置情報は許可しなくても打刻できます)。
- 経費・休暇・稟議を「申請・承認」から申請する。
- 日報を書き、上長のコメントを読む。
- 自分のタスクとカレンダーを確認する。
管理者
ユーザー・権限・会社設定・承認ルールを管理します。詳しくは「管理者の設定」の章をご覧ください。
- 最初に2段階認証を設定する(管理者は必須です)。
- 「自社設定」で、会社名・住所・適格請求書の登録番号・税の端数処理・会計期間の開始月・承認が必要な金額を設定する。
- 「ユーザー管理」でユーザーを追加し、ロールを決める。仮パスワードは一度だけ表示されます。
- 「従業員台帳」に従業員を登録し、ログインアカウントと紐付ける。